EZD RP - o cyfrowej rewolucji w urzędach - rozmowa z Magdaleną Sawicką

Jak działa system EZD RP? Dlaczego mówi się o nim jako o „krwioobiegu urzędów”? I czy naprawdę jesteśmy o krok od końca papierowej dokumentacji w administracji publicznej?

W najnowszym odcinku Podcastu Cyfrowego rozmawiamy z Magdaleną Sawicką, dyrektor oddziału NASK w Białymstoku, która od 2010 roku koordynuje rozwój elektronicznego zarządzania dokumentacją w polskich instytucjach publicznych. Nowy system EZD RP, rozwijany wdrażany i utrzymywany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji, to dziś centralny punkt transformacji cyfrowej urzędów i jednostek publicznych w całej Polsce oraz ważny element Strategii Cyfryzacji Państwa.
– EZD RP to coś więcej niż cyfrowy obieg dokumentów. To zintegrowany system, który automatyzuje ewidencję, dekretację, zarządzanie sprawami, archiwizację – i daje instytucjom realną kontrolę nad informacją – mówi Magdalena Sawicka w rozmowie.

Od pierwszego pilotażu do 2000 wdrożeń
W odcinku cofamy się do 2010 roku, gdy w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim rozpoczęto pilotaż elektronicznego zarządzania dokumentacją. To wtedy zatrzymano po raz pierwszy papierową przesyłkę w składzie chronologicznym i rozpoczęto procedowanie spraw w pełni elektronicznie w systemie EZD PUW. W kolejnym roku wprowadzono przepisy archiwalne i kancelaryjne umożliwiające elektroniczne prowadzenie spraw. Współczesna wersja systemu o nazwie EZD RP, to nowoczesny chmurowy, zintegrowany, bezpieczny i intuicyjny następca wspomnianego EZD PUW.

Dziś z EZD RP korzysta już ponad 1300 podmiotów, a blisko kolejnych 800 jest w trakcie wdrożenia. NASK, jako operator systemu EZD RP, wspiera urzędy w całym kraju – od ministerstw i urzędów wojewódzkich po samorządy, szkoły, przedszkola i inne jednostki administracji publicznej. Współpracuje również firmami, które chcą integrować swoje produkty z systemem należącym do Skarbu Państwa.

Transformacja nie tylko technologiczna
EZD RP to nie tylko uniwersalne narzędzie, ale przede wszystkim zmiana podejścia do pracy – większa transparentność, szybki dostęp do danych i uporządkowane procesy.
– System rejestruje każdy krok: od momentu wpłynięcia dokumentu, przez jego dekretację, obieg, aż po podpis i archiwizację. To eliminuje przypadkowość i błędy, zwiększa odpowiedzialność i ułatwia audyt – tłumaczy Magdalena Sawicka.
Rozmawiamy również o modelu kaskadowym, w którym większe podmioty – jak np. urzędy miast – stają się jednostkami wiodącymi i pewnego rodzaju centrami koordynacji wdrożeń, które przy udziale NASK wspierają dziesiątki mniejszych jednostek w swoich strukturach.

Co nas czeka do 2028 roku?
Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad wprowadzeniem obowiązku stosowania systemów klasy EZD we wszystkich jednostkach sektora publicznego od 1 stycznia 2028 r. Choć konkretny system klasy EZD i technologia nie będzie narzucana, EZD RP będzie rekomendowanym rozwiązaniem.
Osoby zainteresowane tematyką elektronicznego zarządzania dokumentacją i informacją oraz wdrożeniem EZD RP, zapraszamy do udziału 14.07.2025 r. w konferencji pt. „Jak skutecznie i bezpiecznie wdrożyć i użytkować system EZD RP”.

#NASK #EZDRP #MinisterstwoCyfryzacji #Cyfryzacja